Jumat, 16 Oktober 2015

Enterprise Resources Planning



KONSEP DASAR ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

1.      Definisi ERP
ERP singkatan dari 3 elemen kata yaitu, Enterprise (perusahaan/organisasi), Resource (sumber daya), Planning (perencanaan), 3 kata ini mencerminkan sebuah konsep yang berujung kepada kata kerja, yaitu “planning” yang berarti bahwa ERP menekankan kepada aspek perecanaan.
Enterprise Resource Planning adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.
ERP adalah sebuah system informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap. Sistem ERP  didasarkan  pada database pada umumnya dan rancangan perangkat lunak modular.ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu system ystemr yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan.
Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice, dan akuntansi perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas, dan sumber daya manusia.
Syarat terpenting dari ystem ERP adalah Integrasi. Integrasi yang dimaksud adalah menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi. Database yang ada dapat mengijinkan setiap departemen dalam perusahaan untuk menyimpan dan mengambil informasi secara real-time. Informasi tersebut harus dapat dipercaya, dapat diakses dan mudah disebarluaskan. Rancangan perangkat lunak modular harus berarti bahwa sebuah bisnis dapat memilih modul-modul yang diperlukan, dikombinasikan dan disesuaikan dari vendor yang berbeda, dan dapat menambahkan modul baru untuk meningkatkan unjuk kerja bisnis.
ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

2.      Tujuan Dan Peranannya Dalam Organisasi
Tujuan ystem ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan. ERP   merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan untuk:
§ Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis
§ Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise
§ Menghasilkan informasi yang real-time
§ Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan

3.       Gambaran Umum ERP
        ERP terdiri dari 3 elemen yaitu Enterprise (perusahaan), Resource (sumber daya), dan Planning (Perencanaan). Ketiga konsep ini berujung pada sebuah kata kerja yaitu Planning, yang berarti menekankan pada aspek perencanaan sumberdaya perusahaan. Sumber daya perusahaan seperti Finansial, SDM, Rantai Suplai, dan Customer dsb. ERP Mengintegrasikan semua sumberdaya perusahaan.
        ERP merupakan Aspek perencanaan yang terintegrasi di suatu organisasi/perusahaan, bersifat lintas fungsional yang terdiri atas berbagai fitur. Tujuan dari dibangunnya ERP ini adalah agar dapat merencanakan dan mengelola sumber daya organisasi dengan lebih efisien dan dapat merespon kebutuhan pelanggan dengan lebih baik.
        Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik, jika didukung dengan seperangkat aplikasi dan infrastruktur komputer baik software dan hardware sehingga pengelolaan data dan informasi dapat dilakukan dengan mudah dan terintegrasi.

Menurut O’Leary (2002), sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:
  1. Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.
  2. Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.
  3. Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.
  4. Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data.
  5. Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.

4.      Modul ERP
4.1  Modul Standar yang Terdapat Dalam ERP
Modul-modul standar yang biasa nya terintegrasi di dalam suatu sistem ERP setidaknya minimal terdiri atas:
1.      Keuangan
2.      Logistik
3.      Sumber Daya Manusia
4.      Business Process Support
5.      Rantai Pasokan (SCM = supply chain management)
6.      Dukungan E-Commerce
4.1.1  Akuntansi Finansial
Secara fungsional modul akuntansi finansial berfungsi untuk mengumpulkan dan mengelola seluruh data finansial à sehingga mampu menyajikan laporan dari hasil relasi data dari beberapa departemen.
Dari sisi integrasi sistem, modul akuntansi finansial memadukan modul-modul fungsional lainnya yang terdapat di dalam sistem ERP.
Contoh : modul POS (point of sale) saat memproses transaksi penjualan secara otomatis mengintegrasikan data tersebut dengan modul akuntansi finansial.  Laporan yang disajikan tersebut dapat diarahkan untuk eksternal maupun internal.
4.1.2  Fixed Asset Management
Dalam menjalankan operasionalnya setiap lembaga memiliki beban biaya yang dikeluarkan untuk investasi aktiva tetap, sewa dan gedung. Dalam modul ini mendukung pekerjaan pengadaan, pemeliharaan, penjualan/penghapusan, penarikan hingga depresiasi nilai aktiva.
4.1.3  Logistik
Modul logistic secara fungsional digunakanuntuk memproses pengadaan, penjualan dan distribusi logistik yang digunakan oleh perusahaan.
4.1.4  Sumber Daya Manusia
SDM merupakan asset terbesar perusahaan yang memerlukan pengelolaan yang baik dan terukur dari mulai perekrutan, penjadualan dan pemrosesan gaji. Yang dikelola dalam modul SDM yaitu ; pembayaran gaji, manajemen tugas, ongkos tugas luar kantor, bonus/kompensasi, perekrutan hingga perencanaan kebutuhan tenaga kerja.
4.1.5  Business Process Support
Setiap perusahaan selalu terkait dengan masalah manajemen arus kerja dan solusi industri. Kedua hal tersebut digunakan sebagai kendali atas setiap unit fungsi yang ada di dalam perusahaan.
4.1.6  Dukungan E-Commerce
Transaksi elektronik yang terintegrasi melalui media Internet adalah tren masa kini yang mendorong terjadinya proses bisnis komersial yang efektif. Dengan dukungan e-commerce yang baik maka produsen dapat langsung berhadapan dengan pengguna akhirnya yang berakibat pada pemotongan biaya yang cukup signifikan.

4.2     Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas 2  yaitu :
modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan akuntasi serta Sumber Daya Manusia
o  Modul Operasi
o  Modul Finansial dan Akuntansi
o  Modul Sumber Daya Manusia

5.      Implementasi ERP
Implementasi sistem ERP tergantung pada ukuran bisnis, ruang lingkup dari perubahan dan peran serta pelanggan. Perusahaan membutuhkan jasa konsultasi, kustomisasi dan jasa pendukung.
Migrasi data adalah salah satu aktifitas terpenting dalam menentukan kesuksesan dari implementasi ERP.  Sayangnya, Migrasi data merupakan aktifitas terakhir sebelum fase produksi.  Langkah strategi migrasi data yang dapat menentukan kesuksesan  implementasi ERP:
§   Mengidentifikasi data yang akan di migrasi
§   Menentukan waktu dari migrasi data
§   Membuat template data
§   Menentukan alat untuk migrasi data
§   Memutuskan persiapan yang berkaitan dengan  migrasi
§   Menentukan pengarsipan data
Implementasi sistem informasi berbasis ERP adalah suatu arsitektur software yang memiliki tujuan untuk memfasilitasi aliran informasi diantara seluruh fungsi-fungsi bisnis  didalam batas organisasi atau perusahaan dengan pihak stakeholder diluarperusahaan. ERP dibangun atas dasar sistem database yang terpusat dan biasanya menggunakan platform komputansi yang umum. Sistem informasi berbasis ERP dapat mengkonsolidasikan seluruh opersai bisnis menjadi seragam dan sistem lingkungan perusahaan yang lebih luas. Implementasi sistem ERP tergantung pada ukuran bisnis, ruang lingkup dari perubahan dan peran serta pelanggan. Dalam hal ini, Perusahaan akan membutuhkan jasa konsultasi, kustomisasi dan jasa pendukung. Migrasi data adalah salah satu aktifitas terpenting dalam menentukan kesuksesan dari implementasi ERP.
Dalam prakteknya penerapan sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap best practice yaitu proses bisnis umum yang paling layak ditiru. Misal bagaimana proses umum yang sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing), penyusunan stuk digudang dan sebagainya. Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari sistem ERP, maka industry yang akan mengimplementasikan ERP harus mengikuti best practice process yang berlaku. Akan tetapi. Permasalahan mulai timbul bagi industry di Indonesia, contoh permasalahan bagaimana merubah proses kerja yang dikehendaki oleh sistem ERP agar sesuai dengan proses kerja perusahaan hal ini terutama dilakukan untuk modul sumber daya manusia, karena banyak perusahaan di Indonesia memiliki peraturan dan kebijakan yang berbeda dibandingkan dengan proses bisnis pada modul SDM yang terdapat pada sistem ERP pada umumnya seperti SAP. Proses penyesuaian ini dikenal sebagai implementasi dan  salah satu factor yang mementukan keberhasilan implementasi sistem ERP di perusahaan adalah proses bisnis yang telah terintegrasi didalam paket ERP merupakan paket bisnis bestpractice yang telah teruji reabilitasnya.

6.       Manfaat Penerapan ERP
·            Integrasi data keuangan
Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik
·            Standarisasi Proses Operasi
Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk
·            Standarisasi Data dan Informasi
Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda.

7.      Kelebihan dan kelemahan ERP
7.1 Kelebihan ERP
§  Integrasi antara area fungsional yang berbeda untuk meyakinkan komunikasi, produktifitas dan efisiensi yang tepat.
§  Rancangan Perekayasaan
§  Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment
§  Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang kompleks
§  Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara pemesanan pembelian, penerimaan inventori, dan pembiayaan
§  Akuntasi untuk keseluruhan tugas: melacak pemasukan, biaya dan keuntungan pada level inti

7.2 Kelemahan ERP
§  Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP
§  Sistem ERP sangat mahal
§  Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif
§  ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi
§  Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan
§  Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya : pelanggan, data keuangan. Hal ini  dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi sensitif, jika terdapat pembobolan sistem keamanan

Definisi dan deskripsi ERP dapat disimpulkan adanya kesamaan ide dan kata kunci utama pada ERP, yaitu adanya aspek perencanaan yang terintegrasi di suatu organisasi atau perusahaan dengan tujuan agar dapat merencanakan dan mengelola sumber daya organisasi dan dapat merespon kebutuhan pelanggan dengan baik.
Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik, jika didukung oleh seperangkat aplikasi dan infrastruktur komputer baik software dan hardware sehingga pengelolaan data dan informasi dapat dilakukan dengan mudah dan terintegrasi.
Beberapa software ERP opensource yang ada dipasaran, setiap software mempunyai beberapa kelebihan tertentu dan biasanya ada beberapa perbedaan spesifik yang ada dimasing-masing software
1.      Compiere ERP
2.      Apache OFBiz
3.      Openbravo ERP
4.      Opentabs

8.      Diagram ERP
8.1 Evolusi sistem ERP dapat dilihat pada diagram di bawah inI
Description: https://i2.wp.com/raifertilini.blogstudent.mb.ipb.ac.id/files/2010/07/viewerCAC0THP4-300x225.png
Gambar 1. Evolusi Sistem ERP
Tahapan Evolusi ERP
a.    Tahap I : Material Requirement Planning (MRP)
Merupakan cikal bakal dari ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan material
b.   Tahap II: Close-Loop MRP
Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas pada MRP, terdiri atas alat bantu penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana yang dapat diubah atau diganti jika diperlukan
c.    Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II)
Merupakan pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu: perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan
d.   Tahap IV: Enterprise Resource Planning
Merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan  dilakukan secara mudah
e.    Tahap V: Extended ERP (ERP II)
Merupakan perkembangan dari ERP yang diluncurkan tahun 2000, serta lebih konflek dari ERP sebelumnya.

8.2   Gambaran umum diagram konsep Enterprise Resource Planning digambarkan dalam diagram berikut :
Gambar 2. Konsep dasar ERP
Penerapan sistem ERP yang baik membutuhkan nilai investasi yang cukup tidak hanya dalam hal modal akan tetapi juga dalam hal perencanaan dan pengadaan sumber daya manusia untuk dapat menganalisa proses bisnis perusahaan tersebut dengan tepat. Pada bagian tengah diagram tersebut terdapat database yang memungkinkan seluruh fungsi yang terkait dapat mengakses data-data dari fungsi yang lain.
Secara teknis sebenarnya ERP berfungsi memadukan berbagai SI yang tersebar di masing-masing departemen (unit fungsional) di sebuah perusahaan. Dengan adanya sistem yang terpadu maka masing- masing unit fungsional tersebut dapat saling berbagi data dan informasi yang pada akhirnya meningkatkan sinergi antar elemen di perusahaan yang menerapkannya.
Gambar 4. System ERP
Secara arsitektural sistem, ERP dikembangkan berdasarkan modul- modul fungsional yang meliputi seluruh aspek sumber daya di dalam sebuah perusahaan/organisasi. ERP memiliki keunggulan dalam menyajikan informasi analitik kepada para pemegang keputusan melalui modul OLAP (online analytical processing). Sehingga jika dilihat dari sisi fungsional sistem, ERP dibagi atas modul OLAP dan OLTP (online transaction processing).
Modul OLTP adalah lapis (layer) yang berfungsi menangani proses pemasukan (input), ubah (update) dan hapus (delete) dari setiap data ke dalam rekam (record) tabel yang saling terkait dalam suatu basis data.

OLTP
OLAP
User
IT Professional
Petinggi dalam suatu perusahaan
Fungsi
Digunakan sehari-hari untuk proses bisnis seperti toko atau swalayan,
Digunakan untuk pengambilan keputusan
Desain Database
Bersifat Entity Relational atau databasenya dinormalisasi dulu sebelum digunakan
Desain databasenya di normalisasi.
Data
Datanya adalah hari ini, update setiap saat
Datanya adalah sekarang dan hari ini yang berguna untuk melakukan analisis ke depan
Penggunaan
Digunakan setiap saat
Digunakan seperlunya saja.
Akses
Aksesnya bisa write, read dan lain-lain
Sering dibaca karena digunakan untuk analisa.
Unit Pekerjaan
Pekerjaannya hanya sederhana misalnya transaksi dalam swalayan
Query untuk menampilkan data sangat kompleks
Jumlah Rekaman Yang di Akses
Sekitar ratusan sampai ribuan
Tapi jika OLAP data yang diakses bisa sampai jutaan bahkan milyaran.
Jumlah Pengguna
Penggunanya adalah puluhan
Penggunanya bisa sampai ratusan bahkan ribuan
Ukuran Database
Sekitar MB-GB,
Bisa sampai GB-TB


8.3 Integrasi ERP Dalam Organisasi
Description: https://i0.wp.com/raifertilini.blogstudent.mb.ipb.ac.id/files/2010/07/viewer-300x225.png
Gambar 3. Integrasi Dalam Organisasi

Tidak ada komentar:

Posting Komentar