KONSEP
DASAR ENTERPRISE RESOURCE PLANNING
1. Definisi ERP
ERP singkatan dari 3 elemen kata yaitu, Enterprise
(perusahaan/organisasi), Resource (sumber daya), Planning (perencanaan), 3 kata
ini mencerminkan sebuah konsep yang berujung kepada kata kerja, yaitu
“planning” yang berarti bahwa ERP menekankan kepada aspek perecanaan.
Enterprise
Resource Planning adalah sistem informasi yang diperuntukkan
bagi perusahan manufaktur
maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis
yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi
maupun distribusi
di perusahaan bersangkutan.
ERP adalah sebuah system informasi perusahaan yang dirancang untuk
mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan
untuk proses bisnis lengkap. Sistem ERP didasarkan pada database
pada umumnya dan rancangan perangkat lunak modular.ERP merupakan
software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke
dalam satu system ystemr yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik
dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan.
Sistem
ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi,
persediaan (inventory), pengapalan, invoice, dan akuntansi
perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol
aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan,
manajemen kualitas, dan sumber daya manusia.
Syarat terpenting dari ystem ERP adalah Integrasi. Integrasi yang
dimaksud adalah menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu
logical database, sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi dan
berkomunikasi. Database yang ada dapat mengijinkan setiap departemen dalam
perusahaan untuk menyimpan dan mengambil informasi secara real-time. Informasi
tersebut harus dapat dipercaya, dapat diakses dan mudah disebarluaskan.
Rancangan perangkat lunak modular harus berarti bahwa sebuah bisnis dapat
memilih modul-modul yang diperlukan, dikombinasikan dan disesuaikan dari vendor
yang berbeda, dan dapat menambahkan modul baru untuk meningkatkan unjuk kerja
bisnis.
ERP
sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa
pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda
dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan
seperti sistem untuk e-Commerce,
Customer Relationship Management
(CRM), e-Government
dan lain-lain.
2. Tujuan Dan Peranannya Dalam Organisasi
Tujuan ystem ERP adalah
untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan. ERP
merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan untuk:
§ Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis
§ Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise
§ Menghasilkan informasi yang real-time
§ Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan
3. Gambaran Umum ERP
ERP terdiri dari 3 elemen yaitu Enterprise (perusahaan), Resource (sumber
daya), dan Planning (Perencanaan). Ketiga konsep ini berujung pada
sebuah kata kerja yaitu Planning,
yang berarti menekankan pada aspek perencanaan sumberdaya perusahaan. Sumber
daya perusahaan seperti Finansial, SDM, Rantai Suplai, dan Customer dsb. ERP
Mengintegrasikan semua sumberdaya perusahaan.
ERP merupakan Aspek perencanaan yang terintegrasi di suatu
organisasi/perusahaan, bersifat lintas
fungsional yang terdiri atas berbagai fitur. Tujuan dari dibangunnya ERP
ini adalah agar dapat merencanakan dan
mengelola sumber daya organisasi dengan lebih efisien dan dapat merespon kebutuhan pelanggan dengan
lebih baik.
Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik,
jika didukung dengan seperangkat
aplikasi dan infrastruktur komputer baik software dan hardware sehingga
pengelolaan data dan informasi dapat dilakukan dengan mudah dan terintegrasi.
Menurut O’Leary (2002), sistem ERP memiliki
beberapa karakteristik sebagai berikut:
- Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.
- Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.
- Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.
- Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data.
- Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.
4. Modul
ERP
4.1 Modul Standar yang Terdapat Dalam ERP
Modul-modul standar
yang biasa nya terintegrasi di dalam suatu sistem ERP setidaknya minimal
terdiri atas:
1. Keuangan
2. Logistik
3. Sumber Daya Manusia
4. Business Process Support
5. Rantai Pasokan (SCM = supply chain
management)
6. Dukungan E-Commerce
4.1.1 Akuntansi Finansial
Secara fungsional modul akuntansi finansial berfungsi untuk mengumpulkan dan mengelola seluruh data
finansial à sehingga mampu menyajikan laporan dari
hasil relasi data dari beberapa departemen.
Dari sisi integrasi sistem, modul akuntansi finansial memadukan modul-modul fungsional lainnya yang
terdapat di dalam sistem ERP.
Contoh : modul POS (point of sale) saat memproses transaksi penjualan secara otomatis mengintegrasikan data tersebut dengan modul akuntansi finansial. Laporan yang disajikan tersebut dapat diarahkan untuk eksternal maupun internal.
Contoh : modul POS (point of sale) saat memproses transaksi penjualan secara otomatis mengintegrasikan data tersebut dengan modul akuntansi finansial. Laporan yang disajikan tersebut dapat diarahkan untuk eksternal maupun internal.
4.1.2 Fixed
Asset Management
Dalam menjalankan operasionalnya setiap lembaga memiliki
beban biaya yang dikeluarkan untuk investasi aktiva tetap, sewa dan gedung. Dalam
modul ini mendukung pekerjaan
pengadaan, pemeliharaan, penjualan/penghapusan, penarikan hingga depresiasi
nilai aktiva.
4.1.3 Logistik
Modul logistic secara fungsional digunakanuntuk memproses
pengadaan, penjualan dan distribusi logistik yang digunakan oleh perusahaan.
4.1.4 Sumber Daya Manusia
SDM merupakan asset terbesar perusahaan yang memerlukan
pengelolaan yang baik dan terukur dari mulai perekrutan, penjadualan dan pemrosesan gaji. Yang dikelola dalam
modul SDM yaitu ; pembayaran gaji, manajemen tugas, ongkos tugas luar kantor,
bonus/kompensasi, perekrutan hingga perencanaan kebutuhan tenaga kerja.
4.1.5 Business Process Support
Setiap perusahaan selalu terkait dengan masalah manajemen arus kerja dan
solusi industri. Kedua hal tersebut digunakan sebagai kendali atas setiap unit
fungsi yang ada di dalam perusahaan.
4.1.6 Dukungan E-Commerce
Transaksi elektronik yang terintegrasi melalui media
Internet adalah tren masa kini yang mendorong terjadinya proses bisnis
komersial yang efektif. Dengan dukungan e-commerce yang baik maka produsen dapat langsung berhadapan dengan
pengguna akhirnya yang berakibat pada pemotongan biaya yang cukup
signifikan.
4.2
Secara
modular, software ERP biasanya terbagi atas 2 yaitu :
modul utama yakni Operasi serta modul
pendukung yakni Finansial dan akuntasi serta Sumber Daya Manusia
o Modul
Operasi
General Logistics,
Sales and Distribution,
Materials Management,
Logistics Execution,
Quality Management,
Plant Maintenance,
Customer Service,
Production Planning and Control,
Project System,
Environment Management
o Modul
Finansial dan Akuntansi
General Accounting,
Financial Accounting,
Controlling,
Investment Management,
Treasury,
Enterprise Controlling,
o Modul
Sumber Daya Manusia
Personnel Management,
Personnel Time Management,
Payroll,
Training and Event Management,
Organizational Management,
Travel Management
5.
Implementasi ERP
Implementasi sistem ERP tergantung pada ukuran bisnis, ruang
lingkup dari perubahan dan peran serta pelanggan. Perusahaan membutuhkan jasa
konsultasi, kustomisasi dan jasa pendukung.
Migrasi data adalah salah satu aktifitas terpenting dalam
menentukan kesuksesan dari implementasi ERP. Sayangnya, Migrasi data
merupakan aktifitas terakhir sebelum fase produksi. Langkah strategi
migrasi data yang dapat menentukan kesuksesan implementasi ERP:
§ Mengidentifikasi data yang akan di migrasi
§ Menentukan waktu dari migrasi data
§ Membuat template data
§ Menentukan alat untuk migrasi data
§ Memutuskan persiapan yang berkaitan dengan migrasi
§ Menentukan pengarsipan data
Implementasi sistem informasi berbasis ERP
adalah suatu arsitektur software yang memiliki tujuan untuk memfasilitasi
aliran informasi diantara seluruh fungsi-fungsi bisnis didalam batas
organisasi atau perusahaan dengan pihak stakeholder diluarperusahaan. ERP
dibangun atas dasar sistem database yang terpusat dan biasanya menggunakan
platform komputansi yang umum. Sistem informasi berbasis ERP dapat
mengkonsolidasikan seluruh opersai bisnis menjadi seragam dan sistem lingkungan
perusahaan yang lebih luas. Implementasi sistem ERP tergantung pada ukuran
bisnis, ruang lingkup dari perubahan dan peran serta pelanggan. Dalam hal
ini, Perusahaan akan membutuhkan jasa konsultasi, kustomisasi dan jasa
pendukung. Migrasi data adalah salah satu aktifitas terpenting dalam
menentukan kesuksesan dari implementasi ERP.
Dalam prakteknya penerapan sistem ERP
dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap best practice yaitu proses
bisnis umum yang paling layak ditiru. Misal bagaimana proses umum yang
sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing), penyusunan stuk digudang dan
sebagainya. Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari sistem ERP,
maka industry yang akan mengimplementasikan ERP harus mengikuti best practice process
yang berlaku. Akan tetapi. Permasalahan mulai timbul bagi industry di
Indonesia, contoh permasalahan bagaimana merubah proses kerja yang dikehendaki
oleh sistem ERP agar sesuai dengan proses kerja perusahaan hal ini terutama
dilakukan untuk modul sumber daya manusia, karena banyak perusahaan di
Indonesia memiliki peraturan dan kebijakan yang berbeda dibandingkan dengan
proses bisnis pada modul SDM yang terdapat pada sistem ERP pada umumnya seperti
SAP. Proses penyesuaian ini dikenal sebagai implementasi dan salah satu
factor yang mementukan keberhasilan implementasi sistem ERP di perusahaan
adalah proses bisnis yang telah terintegrasi didalam paket ERP merupakan paket
bisnis bestpractice yang telah teruji reabilitasnya.
6. Manfaat Penerapan ERP
·
Integrasi data keuangan
Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga
top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan
lebih baik
·
Standarisasi Proses Operasi
Menstandarkan proses operasi melalui
implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas,
penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk
·
Standarisasi Data dan Informasi
Menstandarkan data dan informasi melalui
keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri
dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda.
7.
Kelebihan
dan kelemahan ERP
7.1
Kelebihan ERP
§ Integrasi antara area fungsional yang berbeda untuk meyakinkan
komunikasi, produktifitas dan efisiensi yang tepat.
§ Rancangan Perekayasaan
§ Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment
§ Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang
kompleks
§ Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara pemesanan pembelian, penerimaan
inventori, dan pembiayaan
§ Akuntasi untuk keseluruhan tugas: melacak pemasukan, biaya dan
keuntungan pada level inti
7.2 Kelemahan ERP
§ Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP
§ Sistem ERP sangat mahal
§ Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan
standar industri yang telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan
hilangnya keuntungan kompetitif
§ ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur
kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi
§ Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan
dari pelanggan
§ Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya :
pelanggan, data keuangan. Hal ini dapat meningkatkan resiko kehilangan
informasi sensitif, jika terdapat pembobolan sistem keamanan
Definisi
dan deskripsi ERP dapat disimpulkan adanya kesamaan ide dan kata kunci utama
pada ERP, yaitu adanya aspek perencanaan yang terintegrasi di suatu organisasi
atau perusahaan dengan tujuan agar dapat merencanakan dan mengelola sumber daya
organisasi dan dapat merespon kebutuhan pelanggan dengan baik.
Konsep
ERP dapat dijalankan dengan baik, jika didukung oleh seperangkat aplikasi dan
infrastruktur komputer baik software dan hardware sehingga pengelolaan data dan
informasi dapat dilakukan dengan mudah dan terintegrasi.
Beberapa
software ERP opensource yang ada dipasaran, setiap software mempunyai beberapa
kelebihan tertentu dan biasanya ada beberapa perbedaan spesifik yang ada
dimasing-masing software
1.
Compiere ERP
2.
Apache OFBiz
3.
Openbravo ERP
4.
Opentabs
8. Diagram
ERP
8.1 Evolusi sistem ERP dapat dilihat pada
diagram di bawah inI
Gambar 1. Evolusi Sistem ERP
Tahapan Evolusi ERP
a. Tahap I : Material Requirement Planning (MRP)
Merupakan cikal bakal
dari ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan material
b.
Tahap II: Close-Loop MRP
Merupakan sederetan
fungsi dan tidak hanya terbatas pada MRP, terdiri atas alat bantu penyelesaian
masalah prioritas dan adanya rencana yang dapat diubah atau diganti jika
diperlukan
c.
Tahap III: Manufakturing
Resource Planning (MRP II)
Merupakan pengembangan
dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu: perencanaan penjualan dan
operasi, antarmuka keuangan dan simulasi analisis dari kebutuhan yang
diperlukan
d.
Tahap IV: Enterprise
Resource Planning
Merupakan perluasan dari
MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya integrasi
keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga
perusahaan dengan dilakukan secara mudah
e.
Tahap V: Extended ERP
(ERP II)
Merupakan perkembangan
dari ERP yang diluncurkan tahun 2000, serta lebih konflek dari ERP sebelumnya.
8.2 Gambaran
umum diagram konsep Enterprise Resource Planning digambarkan dalam diagram
berikut :

Gambar 2. Konsep
dasar ERP
Penerapan sistem ERP yang baik membutuhkan nilai investasi yang
cukup tidak hanya dalam hal modal akan tetapi juga dalam hal perencanaan dan
pengadaan sumber daya manusia untuk dapat menganalisa proses bisnis perusahaan
tersebut dengan tepat. Pada bagian tengah diagram tersebut terdapat database
yang memungkinkan seluruh fungsi yang terkait dapat mengakses data-data dari
fungsi yang lain.
Secara teknis sebenarnya
ERP berfungsi memadukan berbagai SI yang tersebar di masing-masing departemen
(unit fungsional) di sebuah perusahaan. Dengan adanya sistem yang terpadu maka
masing- masing unit fungsional tersebut dapat saling berbagi data dan informasi yang pada akhirnya meningkatkan
sinergi antar elemen di perusahaan yang menerapkannya.

Gambar
4. System ERP
Secara arsitektural
sistem, ERP dikembangkan berdasarkan modul- modul fungsional
yang meliputi seluruh aspek sumber daya di dalam sebuah perusahaan/organisasi.
ERP memiliki keunggulan dalam menyajikan
informasi analitik kepada para pemegang keputusan melalui modul OLAP (online
analytical processing). Sehingga jika dilihat dari sisi fungsional
sistem, ERP dibagi atas modul OLAP dan
OLTP (online transaction processing).
Modul OLTP adalah lapis (layer)
yang berfungsi menangani proses pemasukan (input), ubah (update)
dan hapus (delete) dari setiap data ke dalam rekam (record) tabel
yang saling terkait dalam suatu basis data.
OLTP
|
OLAP
|
|
User
|
IT Professional
|
Petinggi dalam suatu perusahaan
|
Fungsi
|
Digunakan sehari-hari untuk proses bisnis seperti toko atau swalayan,
|
Digunakan untuk pengambilan keputusan
|
Desain Database
|
Bersifat Entity Relational atau databasenya dinormalisasi dulu
sebelum digunakan
|
Desain databasenya di normalisasi.
|
Data
|
Datanya adalah hari ini, update setiap saat
|
Datanya adalah sekarang dan hari ini yang berguna untuk
melakukan analisis ke depan
|
Penggunaan
|
Digunakan setiap saat
|
Digunakan seperlunya saja.
|
Akses
|
Aksesnya bisa write, read dan lain-lain
|
Sering dibaca karena digunakan untuk analisa.
|
Unit Pekerjaan
|
Pekerjaannya hanya sederhana misalnya transaksi dalam swalayan
|
Query untuk menampilkan data sangat kompleks
|
Jumlah Rekaman Yang di Akses
|
Sekitar ratusan sampai ribuan
|
Tapi jika OLAP data yang diakses bisa sampai jutaan bahkan
milyaran.
|
Jumlah Pengguna
|
Penggunanya adalah puluhan
|
Penggunanya bisa sampai ratusan bahkan ribuan
|
Ukuran Database
|
Sekitar MB-GB,
|
Bisa sampai GB-TB
|
8.3
Integrasi ERP Dalam Organisasi
Gambar 3. Integrasi Dalam Organisasi
Tidak ada komentar:
Posting Komentar