proposal implementasi sistem SAP pada rumah sakit

1.      EXECUTIVE SUMMARY

Rumah Sakit sebagai salah satu organisasi pelayanan di bidang kesehatan telah memiliki otonomi dan bersifat swadana, sehingga pihak rumah sakit dituntut untuk memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya dengan manajemen yang seefektif mungkin. Sebagai lembaga yang berperan penting dalam memberikan pelayanan kesehatan terbaik kepada masyarakat, maka Rumah Sakit dituntut untuk memiliki sebuah sistem informasi yang terintegrasi dan menyeluruh. Dengan penerapan ERP berbasis teknologi informasi yang tepat guna dan berdaya guna maka diharapkan terjadi sinergi dan akselerasi kinerja setiap aspek dalam unit kerja Rumah sakit. Sehingga tercapai sasaran yang digariskan oleh para pemegang keputusan di dalamnya secara efektif dan efisien.

Di samping itu kebutuhan akan pengelolaan logistik rumah sakit yaitu guna memberikan laporan yang akurat tentang pengadaan dan aliran obat dari supplier ke rumah sakit sehingga dapat mengetahui dengan pasti berapa jumlah kebutuhan obat yang harus di stock di rumah sakit di tahun berjalan.

1.1  Issue

Berikut beberapa permasalahan yang kami temukan:

1.         Terdapat ketidaksesuaian sistem penjadwalan bagi pasien yang telah melakukan pendaftaran.

2.         Tidak terdapat integrasi dalam standardisasi perlakuan penyakit dan pengobatan (ICD-10/ICD-10-PCS), serta manualnya rekam medis pasien.

3.         Belum adanya penanganan yang tepat untuk persediaan obat/alat kesehatan yang rusak yang harus dilakukan retur ke vendor,

4.         Sering terjadinya salah input (faktor human error) terutama untuk barang dengan jenis yang sama, brand yang sama namun berbeda variant. Seperti nama obat, alat kesehatan, dan lain sebagainya, karena quality control belum berjalan maksimal.

5.         Belum adanya cara yang tepat guna mengukur kinerja karyawan,

1.2 Anticipated Outcome

1.       Dibuatkan sistem penjadwalan bagi para pasien yang telah melakukan pendaftaran.

2.       Pengintegrasian standardisasi perlakuan penyakit dan pengobatan (ICD-10/ICD-10-PCS) serta penerapan Rekam Medis Elektronik.

3.       Dibuatkan sistem yang terintegrasi dan terjadwal untuk semua obat/alat kesehatan yang masuk maupun yang keluar.

4.       Otomatisasi penginputan data obat/alat kesehatan sehingga human error dapat diminimalisir.

5.       Dibuatkan sistem informasi sumber daya manusia yang terintegrasi.

1.3 Recommendation

ERP Manajemen Rumah Sakit adalah sebuah system komprehensif berbasis web yang diperlukan untuk menjalankan semua aspek fungsional dari semua jenis rumah sakit. Paket ini akan membantu pengguna yaitu administrator Rumah Sakit, Dokter dan Staff lain untuk memantau dan mengetahui setiap detil kegiatan yang dilakukan di berbagai departemen Rumah Sakit. Kustomisasi dilakukan untuk memenuhi kebutuhan khusus dan karakteristik dari rumah sakit.

Sistem informasi tersebut dibangun dengan konsep ERP (Enterprise Resources Planning) yang mengelola seluruh sumber daya yang terdapat dalam rumah sakit ini baik dari sisi antara lain CRM (Customer Relationship Management), SCM (Supply Chain Management), AIS (Accounting Information System), FM (Facility Management) dan HRM (Human Resources Management).

1.4 Justification

Penerapan ERP dengan menggunakan SAP All In One dipilih karena memungkinkan untuk peningkatan terbesar dalam efisiensi dan pengurangan biaya. Alternatif lain diasumsikan risiko yang lebih besar, memberikan manfaat kurang, terlalu sulit untuk mendefinisikan, atau tidak sesuai selaras dengan strategi dan / atau tujuan perusahaan saat ini.

2.       Business Case Analysis Team

Role	Description	Name/Title
Executive Sponsor	Provide executive support for the project	Melati Puspita, VP Operations
Technology Support	Provides all technology support for the project	Haryana Yuniar, VP Information Technology
Process Improvement	Advises team on process improvement techniques	Raykendran Arfellia N., Process Team Lead
Project Manager	Manages the business case and project team	Muhamad Ivan Hadiana, Project Manager
Software Support	Provides all software support for the project	Rendra Bayan A, Software Group Lead

3.       Problem Definition

3.1   Problem Statement

Rumah Sakit Bayukarta merupakan rumah sakit swasta terbesar di Kota Karawang Jawa Barat, dengan luas areal Rumah Sakit 28.960 m2, dan jumlah pegawai 495 orang, telah memiliki pengalaman lebih dari 74 tahun.

Seiring dengan pertumbuhan dan pembangunan pesat yang dialami oleh Rumah Sakit Bayukarta, kami menilai manajemen rumah sakit memerlukan Sistem Informasi yang tepat untuk mendukung proses bisnis dalam Rumah Sakit ini. Sebelumnya rumah sakit hanya menggunakan sistem yang dikembangkan secara inhouse yang dibuat oleh tim IT rumah Sakit itu sendiri, dimana dengan sistem tersebut rumah sakit mengalami kesulitan untuk mengelola resource dan mendapatkan informasi yang akurat serta tepat waktu. Oleh karena itu kami sebagai team project manajemen mengajukan Implementasi ERP pada rumah sakit ini dengan menggunakan SAP All In One.

3.2   Organizational Impact

Dengan penerapan ERP di rumah sakit, maka akan tercipta perubahan-perubahan sistem informasi di rumah sakit, diantaranya:

Dilihat dari sisi kepegawaian para Dokter/Pegawai dapat setiap saat memeriksa status insentif mereka melalui media SMS/aplikasi, akurasi perhitungan secara proporsional, akurasi pembayaran insentif, akurasi dalam penilaian kinerja dan evaluasi pegawai.

Dilihat dari sisi pelayanan akan terciptanya penghematan biaya dengan paperless sistem, RME (Rekam Medis Elektronik) yang terintegrasi dan terjaga kerahasiaannya, kemudahan bagi pasien mengetahui kesediaan kamar rawat, transparansi penggunaan farmasi dan alat kesehatan, kemudahan bagi pasien opname mengontrol biaya secara real-time, proses administrasi yang lebih sederhana, mencegah peluang pasien terlambat ditangani karena masalah administrasi, dapat dilakukan sistem multi-tarif dengan skema kelompok pasien.

Dilihat dari sisi akunting & manajemen keuangan akan memudahkan dalam proses pembukuan dan posting, bagian akunting cukup sebagai verifikator, otorisasi posting dan auditor, informasi pendapatan dan pengeluaran secara, real-time menurut pos akun, kemampuan audit trail atas setiap transaksi keuangan dan akuntansi, mencegah dengan deteksi kemungkinan aksi fraud.

Dilihat dari sisi manajemen akan terkontrolnya seluruh aktifitas organisasi secara real-time, tersedianya sistem yang mampu menyediakan laporan secara berjenjang dari yang paling ringkas hingga yang paling rinci, format laporan dalam bentuk tabel/grafik.

Dilihat dari sisi logistik & Inventory dapat meminimalisir kebocoran persediaan farmasi dan alat kesehatan, meminimalisir stok yang berlebihan, meminimalisir stok yang memiliki sirkulasi rendah, proses pengadaan yang terintegrasi dari setiap bagian yang dipusatkan di Bagian Logistik, sistem pergudangan yang dapat dilakukan secara terdistribusi, tersedianya laporan pola kebutuhan Akurasi perhitungan harga jual dengan skema multi-tarif.

3.3   Technology Migration

Dalam rangka migrasi data yang ada dari platform yang lama ke platform ERP yang baru, pendekatan bertahap telah dikembangkan untuk meminimalisir gangguan terhadap kegiatan administrasi harian. Berikut ini adalah gambaran dari pendekatan bertahap tersebut:

Tahap I: Pengadaan Hardware / Software dan sistem ERP akan dibuat dalam lingkungan berbasis web dan diuji oleh kelompok pengembangan IT.

Tahap II: Tim Proyek kami akan berkoordinasi dengan tim TI rumah sakit untuk melakukan back up data dari platform lama yang nantinya akan digunakan sebagai data master dalam masa peralihan dari platform lama ke platform yang baru.

Tahap III: Bersama dengan Tim IT dan Tim Kami melakukan instalasi system ERP kepada seluruh departemen,

Tahap IV: Semua karyawan akan menerima pelatihan pada platform ERP yang baru.

Tahap V: Platform ERP sudah berjalan dan Tim Kami akan secara berkala melakukan maintenance sistem dan people untuk keberlangsungan pemanfaatan system yang optimal.

4.       PROJECT PREVIEW

4.1   Project Description

Implementasi ERP di rumah sakit ini akan mengintegrasikan seluruh unit bisnis yang ada di rumah sakit, diantaranya sumber daya manusia, akuntansi, logistik, pelayanan. Yang kesemuanya akan terkendali dan terkontrol dalam manajemen rumah sakit.

4.2 Goals and Objectives

Business Goal/Objective	Description
Ketepatan waktu dan keakuratan laporan	Ketepatan waktu serta keakuratan yang dicapai disisi akuntansi, logistik dan data pasien.
Meningkatnya efisiensi karyawan	Karyawan dapat melakukan pekerjaan lain karena jam kerja menjadi efisien.
Berkurangnya perputaran karyawan	Beban dan tanggung jawab kerja menjadi lebih ringan karena telah terakomodir oleh sistem.
Berkurangnya biaya overhead	Berkurangnya jumlah karyawan yang diperlukan sebanding dengan penurunan biaya overhead perusahaan.

4.3 Project Performance

Key Resources /Process/Service	Performance Measure
Reporting	Tingkat kesalahan dalam pelaporan menurun dan penggunaan kertas menjadi berkurang.
Timesheet/Admin data entry	Otorisasi terhadap data lebih terkontrol oleh manajer.
Software and system maintenance	Menekan biaya pemeliharaan dan mengurangi intensitas perawatan sistem.
Staff Resources	Menekan jumlah karyawan yang melakukan pekerjaan yang sama.

4.4 Project Assumptions

Asumsi yang ingin dicapai dalam pengajuan proposal proyek ini diantaranya adalah:

a.       Semua staff yang berada di rumah sakit bayu karta akan terlatih dalam penggunaan sistem ERP ini.

b.      Tersedianya dana untuk pelatihan dan pengadaan hardware maupun software sistem.

c.       Semua unit bisnis yang terdapat di rumah sakit dapat mendukung penerapan sistem.

d.      Mendapatkan dukungan dari pihak eksekutif rumah sakit.

4.5 Project Constraints

Untuk menyeimbangkan pertumbuhan dan perkembangan teknologi yang semakin pesat, rumah sakit memerlukan sebuah sistem yang mumpuni yang dapat mengakomodasi semua kebutuhan akan informasi dari setiap unit bisnis

4.6 Major Project Milestones

5.       STRATEGIC ALIGNMENT

Plan	Goals/Objective	Relationship to Project
Satu tahun pertama (2016) perawatan berkala	Pengecekan penggunaan sistem akan dilakukan via telepon setiap bulan	Keakuratan data dan ketepatan data akan tercapai
Update software terbaru	Pemberian update software secara cuma-cuma	Sistem yang dipakai akan selalu up to date (terbaru
Refreshment user	Pemantapan user terhadap penggunaan sistem	User akan semakin paham dan ahli dalam penggunaan sistem

6.       COST BENEFIT ANALYSIS

Action	Action Type	Description	First Year Cost (Biaya Tahun Pertama)
Pengadaan Hardware dan software sistem	Biaya	Biaya awal	Rp. 1.300.000.000,00
Pelatihan dan instalasi software	Biaya	Biaya untuk teknisi ahli dan biaya untuk pelatihan karyawan	Rp.    100.000.000,00
Pengurangan sumber daya manusia	Hemat	Pengefektifan karyawan dalam satu pekerjaan yang sama (untuk 5 orang karyawan @ 5.000.000/bulan)	Rp.   -300.000.000,00
Perawatan berkurang menjadi per 6 bulan dari per bulan	Hemat	Biaya perawatan hardware dan software berkurang menjadi setiap 6 bulan	Rp.     -50.000.000,00
Mengurangi perputaran karyawan sampai 15%	Hemat	Biaya untuk rekrutmen, sewa karyawan dan pesangon karyawan berkurang	Rp  . -100.000.000,00
Biaya Tahun Pertama			Rp. 950.000.000,00

7.       APPROVALS

Approver Name	Tittle	Signature	Date
Mr. A	Ketua Yayasan
Mr. B	Direktur